Firma potřebovala mít přehled o přijatých fakturách a zjednodušit jejich schvalování. Po analýze jejích potřeb jsme navrhli řešení, které faktury načte, zkontroluje vůči objednávce, provede je schvalováním podle oddělení a rolí a schválené předá k úhradě.
Příjem faktur ze skenu, e-mailu nebo OCR
Papírové i e-mailové faktury vstupují do jednoho workflow, takže přehled o přijatých fakturách je na jednom místě.
Kontrola vůči objednávce
Systém porovná fakturu s příslušnou objednávkou ještě předtím, než se dostane ke schvalovateli.
Kategorizace podle oddělení
Oddělení a schvalovací limity rolí určují, kdo musí danou fakturu schválit.
Firma potřebovala přehled o přijatých fakturách a méně složitý proces jejich schvalování.
Bylo nutné zohlednit fungování konkrétní společnosti, kategorizaci podle oddělení, schvalovací limity rolí a návaznost na účetní systém.
Po analýze potřeb jsme navrhli řešení na míru. Faktury lze do systému dostat skenováním, z e-mailu nebo vytěžením pomocí OCR.
Systém kontroluje fakturu vůči objednávce, vede ji nastaveným workflow a po schválení ji předá k zaplacení nebo napojí na účetní systém; podle potřeby doplní digitální podpis a přehled podle uživatelských úrovní.
Kategorie oddělení, schvalovací limity i pravidla workflow se nastavují podle toho, jak daná společnost skutečně funguje.
Faktury přicházely v papírové podobě i e-mailem a firma neměla ucelený přehled o tom, v jakém stavu schvalování se která faktura nachází. Schvalování bylo složité, protože muselo zohledňovat různá oddělení, limity jednotlivých rolí i návaznost na účetní systém.
Faktura se do systému dostane skenem, z e-mailu nebo vytěžením přes OCR a systém ji zkontroluje vůči objednávce. Podle oddělení a limitů rolí ji automaticky pošle správným schvalovatelům, v případě potřeby s digitálním podpisem. Schválená faktura jde k úhradě nebo do účetního systému a každý uživatel vidí přehled odpovídající jeho úrovni.
Fakturační workflow začíná načtením ze skenů, e-mailu nebo OCR a před schválením uplatní nastavené kontroly. Směrování podle rolí zajistí správnou schvalovací cestu při zachování zdrojového dokumentu a dat.
Faktura se do systému dostane třemi způsoby: naskenováním papírového dokladu, načtením z e-mailu nebo vytěžením dat pomocí OCR. Bez ohledu na zdroj pak všechny faktury pokračují stejným nastaveným workflow, takže firma má přehled o přijatých fakturách na jednom místě. Zdrojový dokument i data faktury přitom zůstávají zachované.
Po načtení systém porovná fakturu s příslušnou objednávkou ještě předtím, než postoupí ke schválení. Kontroly probíhají podle nastavených pravidel, která vycházejí z analýzy potřeb konkrétní firmy. Schvalovatel tak dostává fakturu, která už prošla kontrolou vůči objednávce, a může se soustředit na samotné rozhodnutí o jejím schválení.
Každá faktura se zařadí k oddělení, kterého se týká, a podle této kategorie systém určí, komu ji pošle ke schválení. Jednotlivé role mají nastavené schvalovací limity, takže faktura postupuje podle pravidel automaticky ke schvalovatelům s odpovídajícím oprávněním. Uživatelé zároveň vidí přehled faktur odpovídající jejich úrovni.
Schválená faktura se předá k úhradě nebo se díky napojení na účetní systém či ERP rovnou předá do účetnictví. Pokud to proces firmy vyžaduje, workflow může fakturu doplnit o digitální podpis. Zdrojový dokument i data faktury přitom zůstávají zachované a uživatelé mohou stav faktur sledovat v přehledu podle své role.