Příchozí pošta, objednávky, smlouvy, dodací listy i faktury znamenaly pro firmu množství papírové administrativy a dohledání konkrétního dokumentu trvalo zbytečně dlouho. Navrhli jsme digitální úložiště, které dokumenty naskenuje, vytěží z nich data a zpřístupní je k vyhledávání, schvalování a sdílení.
Digitalizace a vytěžení dat ze skenů
Ze skenu se pomocí OCR vytěží údaje, podle kterých lze dokument později dohledat.
Fulltextové a strukturované vyhledávání
Dokument lze najít podle libovolného slova z jeho obsahu i podle evidovaných údajů.
Workflow pro jednotlivé typy dokumentů
Faktura, smlouva nebo objednávka může mít vlastní postup včetně automatizovaného schvalování.
Firma potřebovala pracovat s dokumenty bez zdlouhavého hledání a papírové administrativy.
Řešení se týkalo příchozí pošty, objednávek a jejich schvalování, smluv, dodacích listů, faktur i interních dokumentů a zápisů z porad.
Navrhli jsme digitalizaci dokumentů přizpůsobenou potřebám firmy, včetně automatizace skenování a vytěžování dat.
Řešení zahrnuje fulltextové i strukturované vyhledávání, workflow podle typu dokumentu, distribuci z centrálního úložiště či e-mailem a správu verzí.
Kromě samotného nástroje pro správu dokumentů zahrnuje řešení i pomoc s procesem digitalizace.
Příchozí pošta, objednávky, smlouvy, dodací listy, faktury, interní směrnice i zápisy z porad se zpracovávaly převážně na papíře. Dohledání konkrétního dokumentu znamenalo zdlouhavé hledání a schvalování objednávek i sdílení interních dokumentů zatěžovala papírová administrativa.
Dokumenty se po naskenování ukládají do centrálního úložiště spolu s vytěženými daty a dají se najít fulltextově nebo podle strukturovaných údajů. Každý typ dokumentu prochází vlastním workflow, například objednávka automatizovaným schvalováním, a dokumenty se distribuují z úložiště nebo e-mailem. Změny se ukládají jako nové verze, takže je zřejmé, která verze je aktuální.
Digitalizace je užitečná teprve tehdy, když lze dokumenty spolehlivě najít a směrovat. Fulltextové vyhledávání, workflow podle typu dokumentu, řízená distribuce a správa verzí podporují celý tento životní cyklus dokumentu.
Řešení pokrývá typické oblasti práce s dokumenty ve firmě: příchozí poštu, objednávky a jejich schvalování, evidenci smluv, dodací listy, faktury, sdílení interních dokumentů a směrnic i zápisy z porad. Tyto dokumenty se po naskenování a vytěžení dat ukládají do centrálního úložiště a pro každý jejich typ lze nastavit vlastní workflow.
Fulltextové vyhledávání prochází text dokumentů, takže dokument lze najít i podle slova nebo slovního spojení, které obsahuje. Strukturované vyhledávání pracuje s údaji vytěženými při skenování a umožňuje hledat podle konkrétních evidovaných údajů. Obě metody lze kombinovat podle situace, takže hledání dokumentu už nevyžaduje procházení papírové evidence.
Pro každý typ dokumentu se nastaví vlastní workflow, které určuje kroky, jimiž dokument po uložení projde. U dokumentů, jako jsou objednávky, může workflow zahrnovat automatizované schvalování. Nastavení vychází z potřeb konkrétní firmy, takže workflow odpovídá tomu, zda daný typ dokumentu vyžaduje schválení, distribuci, nebo jen uložení a evidenci.
Při změně dokumentu se uloží jeho nová verze, takže je dohledatelná historie úprav a uživatelé pracují s aktuálním stavem. Dokumenty se pak sdílejí z centrálního úložiště nebo rozesílají e-mailem, takže se k příjemcům dostává verze evidovaná v systému. Distribuce je tak řízená a navazuje na workflow nastavené pro daný typ dokumentu.