Účetní firma přepisovala velké množství faktur ručně a hledala cestu, jak jich za stejnou dobu zpracovat až 3× více. Navrhli jsme OCR vytěžování, které údaje z dokladů vyčte a připraví pro informační systém.
OCR čtení skenovaných a elektronických dokumentů
Údaje se vyčtou z každé faktury bez ohledu na to, zda dorazila jako sken, nebo v elektronické podobě.
Přednastavitelné šablony
Šablona určuje, která pole se z faktury vytěží, takže výstup má pokaždé stejnou strukturu.
Učící se technologie
Rozpoznávání se postupně zpřesňuje podle již zpracovaných dokladů, místo aby zůstalo na úrovni výchozího nastavení.
Účetní firma hledala způsob, jak zefektivnit ruční zpracování velkého množství faktur.
Trápilo ji vytížení účetních, doba zpracování, chybovost manuální práce, nekonzistentní data ze systémů jejích zákazníků a napojení na centrální systém.
Po analýze procesů jsme vybrali řešení s OCR, přednastavitelnými šablonami a učící se technologií pro rychlejší zpracování vstupních dat.
Systém lze nakonfigurovat pro kontrolu dat přes databázi a export dokumentu ve formátu podporovaném centrálním systémem; součástí bylo zaškolení klienta a následná podpora.
Účetní se tak místo přepisování údajů mohou soustředit na kontrolu a další práci s daty.
Účetní přepisovali údaje z velkého množství faktur ručně, což jim zabíralo podstatnou část pracovní doby. Při ručním zadávání vznikaly chyby a data od jednotlivých zákazníků přicházela v nejednotné podobě, takže jejich převod do centrálního systému vyžadoval další práci.
Naskenované i elektronické faktury procházejí OCR, které podle šablony vyčte požadované údaje. Data lze před exportem ověřit proti databázi a do centrálního systému odcházejí v podporovaném formátu a jednotné struktuře, takže ruční zadávání se omezuje.
Údaj až 3× více faktur za stejnou dobu je cíl, se kterým bylo řešení navrženo.
Nastavitelné šablony a OCR s podporou učení převádějí skenované i elektronické faktury na strukturovaná data. Vyčtená data lze následně ověřit a připravit pro cílový informační systém.
Řešení pracuje s naskenovanými i elektronickými doklady. Papírové faktury se nejprve naskenují, elektronické vstupují do zpracování přímo. V obou případech OCR vyčte údaje podle přednastavené šablony, takže výstupem jsou strukturovaná data se stejnými poli bez ohledu na původní podobu dokladu. Ta lze potom ověřit a připravit pro cílový informační systém.
Šablony předem určují, která pole má systém z faktury vyčíst, a nastavují se podle potřeb účetní firmy. Učící se technologie pak zpřesňuje rozpoznávání podle dokladů, které systém už zpracoval. Kombinace obou přístupů zrychluje zpracování vstupních dat a pomáhá udržet konzistentní výstup, který lze předat do informačního systému bez dalšího přepisování.
Systém lze nakonfigurovat tak, aby vytěžené údaje před exportem zkontroloval proti databázi. Nesrovnalosti se tak zachytí dříve, než data dorazí do centrálního systému, a omezují se chyby, které dříve vznikaly při ručním přepisu. Zda a jak se kontrola použije, se určuje při konfiguraci podle procesů klienta, které jsme před výběrem řešení analyzovali.
Po vytěžení a případné kontrole systém exportuje dokument ve formátu, který podporuje centrální informační systém. Údaje se do něj ukládají bez ručního zadávání a ve stejné struktuře bez ohledu na to, od kterého zákazníka účetní firmy faktura pochází. Tím se řeší i původní problém s nekonzistentními daty ze systémů jednotlivých zákazníků.