Po přijetí nabídky se firma novým kolegům často ozvala až těsně před nástupem. V modulu onBOARD jsme onboarding rozdělili do etap s elektronickým předáváním dokumentů a schvalovacím workflow.
Elektronické předávání dokumentů
Dokumenty k nástupu lze novému zaměstnanci předat elektronicky ještě před prvním pracovním dnem.
Workflow schvalování dokumentů
Každý dokument prochází nastaveným schvalovacím postupem, takže je jasné, co je potvrzené a co ještě chybí.
Automatizované kroky přijetí zaměstnance
Pro různé pozice jsou připravené scénáře, které nástup provedou po menších etapách s konkrétními cíli.
Po přijetí nabídky často vznikalo období, kdy se firma kandidátovi ozvala až těsně před nástupem.
Procesy na začátku zaměstnání jsou pro nové zaměstnance podobné, ale zahrnují dokumenty, školení, přístupy a potvrzení, které bylo potřeba řídit po etapách.
Proces přijetí jsme rozdělili na menší etapy s konkrétními cíli a připravili automatizované scénáře pro různé pozice.
Na workflow lze navázat notifikace, správu dokumentů, vzdělávání a zaměstnanecké benefity v modulu onBOARD.
Proces lze upravit podle potřeb firmy i při změně legislativy a postupně jej rozšiřovat o další HR moduly.
Mezi přijetím nabídky a nástupem se firma kandidátovi často ozvala až na poslední chvíli. Dokumenty, školení, přístupy a potvrzení se řešily bez jasně daných etap, přestože se postup u jednotlivých nových zaměstnanců příliš nelišil.
Nástup se řídí scénářem pro konkrétní pozici, který ho rozděluje na menší etapy s jasnými cíli. Dokumenty se předávají elektronicky a schvalují ve workflow, na které navazují notifikace, vzdělávání a zaměstnanecké benefity.
Rozdělení onboardingu do definovaných kroků vytváří proces, který lze automatizovat a sledovat. Digitální workflow lze také podle vývoje požadavků rozšířit o další HR moduly.
Proces přijetí jsme rozdělili na menší etapy, z nichž každá má konkrétní cíl. Etapy pokrývají dokumenty, školení, přístupy a potvrzení, které nový zaměstnanec na začátku zaměstnání potřebuje. Díky tomu je vidět, v jaké fázi se nástup nachází, a jednotlivé kroky lze automatizovat. Cílem bylo také zkrátit období, kdy se firma po přijetí nabídky kandidátovi neozývala.
Workflow pracuje s dokumenty a potvrzeními, které provázejí začátek zaměstnání, včetně těch, jež souvisejí se školením a přístupy. Dokumenty se novému zaměstnanci předávají elektronicky a jejich schválení řídí nastavený schvalovací postup. Konkrétní sada dokumentů se určuje podle potřeb firmy a dá se upravit například při změně legislativy.
Pro různé pozice jsou připravené samostatné automatizované scénáře. Základní kroky nástupu jsou u nových zaměstnanců podobné, scénář pro danou roli ale určuje, jaké etapy, dokumenty a školení nový kolega projde. Proces je variabilní, takže ho lze upravit podle potřeb firmy i při změnách legislativy.
Na onboardingové workflow v modulu onBOARD lze navázat notifikace, správu dokumentů, vzdělávání a zaměstnanecké benefity. Nástupní kroky tak mohou plynule pokračovat školením nebo evidencí benefitů v rámci jednoho procesu. Rozšíření lze přidávat postupně podle toho, jak se vyvíjejí požadavky HR na digitální workflow.